Qué documentos te va a pedir un comprador (y en qué momento)

Casi todos los vendedores preguntan lo mismo al principio: «¿qué me vas a pedir?». Y casi todos esperan una respuesta corta. Las cuentas, el acceso a Shopify y poco más.

La respuesta real es más larga, pero también más útil de lo que parece. Porque un comprador no pide papeles por desconfianza ni por burocracia. Los pide porque cada cifra que le has contado vale exactamente lo que vale el documento que la sostiene.

Este post es la lista. No una lista genérica sacada de un manual americano, sino la que usamos en nuestro proceso, con el momento en que se pide cada cosa.

La regla que lo ordena todo

En nuestro proceso hay una regla que no se negocia: todo dato del dossier de venta tiene que tener su documento fuente en el data room. Si no se puede sostener con papel, no entra.

Eso tiene una consecuencia práctica. Los documentos no se piden al final, cuando aparece un comprador. Se piden al principio, antes de salir al mercado. El comprador los revisa después, pero tú los reúnes antes.

Y en el baremo con el que valoramos hay una segunda regla que explica por qué: lo que el vendedor dice sin acreditar no excluye ningún riesgo. Entra en la valoración, pero solo en la parte alta del rango, etiquetado como «sin acreditar». Cada documento que llega estrecha el rango. Lo explicamos con un ejemplo en el post de los add-backs.

Cómo se ordena: seis carpetas

El data room tiene siempre la misma estructura. Si te acostumbras a ella desde hoy, la mitad del trabajo está hecho:

Los cuatro bloques de la checklist

Cuando hay un comprador con el precio depositado, lo que se revisa sale de una checklist compartida: comprador y vendedor ven la misma lista, con lo pedido, lo entregado y lo verificado. La nuestra tiene 33 líneas en cuatro bloques. Estas son las que más pesan.

Financiero: tú entregas, el comprador cruza

• Cuenta de resultados mensual de 24 a 36 meses, que se cruza con los extractos de todas las cuentas bancarias del negocio.
• Declaraciones de IVA trimestrales y el resumen anual, que tienen que cuadrar con los ingresos.
• Impuesto sobre Sociedades o IRPF de la actividad, contra el resultado.
• Facturas de publicidad y facturas de los proveedores principales, contra sus líneas de gasto.
• Un documento por cada add-back que suba tu BDV.

La palabra clave es cruzar. Ningún documento se mira solo. Una cuenta de resultados sin extractos es una hoja de cálculo; con extractos, es una prueba.

Comercial y tráfico

Aquí casi nada se entrega en PDF. Se da acceso de lectura: a la analítica, a Search Console (con su historial de rendimiento), a las cuentas publicitarias y a los informes de clientes y de ventas por producto de la plataforma. Es donde el comprador comprueba de dónde viene el dinero, algo que ya contamos en qué mira un comprador en los primeros diez minutos.

Operativa

Contratos o condiciones escritas con proveedores y con el operador logístico, contratos del equipo, la lista de herramientas con su coste y los procesos documentados. Este bloque responde a una pregunta: ¿funciona esto sin ti?

Legal y activos

• Titularidad del dominio: a nombre de quién está en el registrador.
• Marca: certificado de registro o consulta en el registro.
• Titularidad de las cuentas: tienda, pasarelas, analítica, publicidad, email y redes. Propiedad, no solo acceso.
• Cesión de derechos de fotos, textos, tema y logotipo hechos por terceros.
• Protección de datos: la base legal para transmitir la lista de clientes.
• Certificados de estar al corriente y cualquier litigio o requerimiento abierto.

Este bloque es el que más sorprende. Muchas tiendas funcionan perfectamente con cuentas a nombre personal, un dominio que registró un antiguo socio o fotos de un fotógrafo sin contrato. Nada de eso importa hasta que se vende.

En qué momento se pide cada cosa

La verificación, en nuestro proceso, empieza cuando el comprador ha ingresado el precio completo en Escrow.com. No antes. Y va en dos etapas, cada línea de la checklist marcada con la suya:

1. Etapa documental, siete días y nunca más de diez. Es lo que no se ve desde dentro de la tienda: banco, Hacienda, facturas, contratos, titularidades. Se cierra antes de transferir nada.
2. Inspección, de hasta 30 días, con los activos ya transferidos y la tienda aún operada por ti. Aquí el comprador entra con acceso pleno a la plataforma, la pasarela, la analítica y la publicidad, y comprueba en vivo lo que el papel decía.

Por eso el reparto importa. Si un documento de la etapa documental no aparece, la operación se para con el dinero todavía depositado. Los plazos son cortos a propósito: siete días no dan para buscar escrituras.

Lo que pasa si falta un papel

No pasa nada dramático. Pasa algo peor: el comprador tiene un argumento.

Una diferencia entre lo que se declaró y lo que se verifica se anota, se explica y se decide. Puede acabar en un ajuste de precio o en la resolución de la operación con la devolución del dinero. Y un documento que no aparece deja de ser un detalle: el comprador empieza a preguntarse qué más no aparecerá.

Por eso, cuando firmas el mandato con nosotros, la lista de documentos va en un anexo con plazo de entrega. No es por formalidad. Es porque reunirlos es la parte de la venta que solo depende de ti, y la que más tarda si se deja para el final.

Qué hacer esta semana

Crea las seis carpetas. Vacías. Después, recorre los cuatro bloques de arriba y apunta, al lado de cada línea, una de tres cosas: lo tengo, lo puedo conseguir o no existe.

La tercera columna es la importante. Una cuenta a tu nombre, una marca sin registrar, unas fotos sin cesión: todo eso tiene arreglo, pero lleva semanas, no días.

Nada de esto sustituye a tu asesor fiscal ni a tu abogado, que tienen que revisar lo que entregues. Y Bellman no hace la due diligence del comprador: la facilitamos, respondemos con documentos y mediamos. Si quieres ordenar todo esto antes de que nadie te lo pida, empieza por el Cuaderno de control, y la guía para preparar la venta explica el resto del camino.